บทความ

เรื่อง การจัดจัดทำบัญชีสมาคม/มูลนิธิ

บทที่ 1

การจัดทำงบประมาณ สำหรับสมาคม/มูลนิธิ

โดย อ.ปัญญา ศุกลินวนิช

ผู้จัดการศูนย์ฝึกวิชาชีพบัญชี  บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด

และที่ปรึกษารองอธิการบดีฝ่ายการเงิน และบริหาร มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์

                        ในทุกปี ไม่ว่าสมาคมหรือมูลนิธิ จะมีการประชุมประจำปี วาระหนึ่งที่ขาดไม่ได้ คือ การขออนุมัติงบประมาณประจำปี  อันประกอบด้วย

-                   การจัดทำและของบประมาณ

-                   การตรวจและติดตามผล และรายงานผลการใช้งบประมาณ

-                   การบริหารการเงิน

-                   การตรวจและติดตามผล และรายงานผลการใช้งบประมาณ

จะเห็นว่างานบัญชีการเงิน ก็เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ ซึ่ง เป็นพื้นฐานของการได้ข้อมูลเพื่อการบริหารงบประมาณ ดังนั้น เหรัญญิกจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบ โดยจะต้องจัดวางระบบบัญชีการเงิน และหาเครื่องมือ คือโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยงาน เพื่อให้เป็นเครื่องมือของการบริหารงบประมาณที่ง่าย และสะดวก

เทคนิคการจัดทำงบประมาณ และบัญชีการเงินสำหรับสมาคม/มูลนิธิ

เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ขอแบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้

1.            งานงบประมาณ ประกอบด้วย

-                   การจัดทำงบประมาณ ประกอบด้วย  งบประมาณ รายได้ และงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ ของสมาคม/มูลนิธิ อันประกอบด้วย ค่าใช้จ่ายในส่วนของการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายโครงการ และค่าใช้จ่ายการลงทุนหรือซื้อครุภัณฑ์ต่างๆ เช่น สร้างอาคาร และซื้อครุภัณฑ์ เหรัญญิกเป็นผู้รับผิดชอบในการรวบรวม และจัดทำ

-                   เมื่อได้งบประมาณแล้ว ก็ต้องมาจัดทำแผนการเงินให้สอดคล้องกับงบประมาณ

2.            ในส่วนบัญชี และการเงิน

-                   จัดระบบบัญชี ในส่วนของ การรับเงิน การจ่าย เพื่อให้สอดคล้องกับงานงบประมาณ และเพื่อให้ได้ข้อมูลเพื่อการบริหาร และนำเสนองบการเงินต่อส่วนราชการ

-                   จะต้องหาเครื่องมือเข้ามาช่วยในการจัดทำบัญชี

...............................................................................

บทที่ 2

การจัดทำงบประมาณ

การจัดทำงบประมาณประกอบด้วย

1.            งบประมาณรายได้

2.            งบประมาณค่าใช้จ่าย

3.            งบประมาณโครงการ

4.            งบประมาณการลงทุน

5.            งบประมาณการเงิน

งบประมาณรายได้

            เป็นการประมาณการจากรายได้ต่างๆที่คาดว่าจะได้รับในปีหน้า  เช่น  เงินค่าสมัครสมาชิกสมาคม/มูลนิธิ,เงินรับบริจาค ,รายได้จากการสร้างวัตถุมงคล และให้เช่าบูชา ,และรายได้อื่นๆ เป็นต้น

 งบประมาณค่าใช้จ่าย

            เป็นการประมาณการรายจ่ายที่คาดว่าจะจ่ายในปีหน้านั้น เช่น การจ่ายหมวดต่าง ๆเช่น หมวดเงินเดือน,หมวดสาธารณูปโภค,หมวดดำเนินการและหมวดโครงการ เป็นต้น

งบประมาณโครงการ

            เป็นการจัดทำงบประมาณในรูปโครงการต่างๆ เช่น โครงการจัดกิจกรรมโครงการโบว์ลิ่งการกุศล, โครงการวอล์คแรลลี่การกุศล,รวมทั้งโครงการบริจาคต่างๆเป็นต้น จะเห็นว่าบางโครงการอาจมีรายได้  การที่ทำในรูปโครงการมีข้อดีที่ทำให้เราทราบรายได้ และค่าใช้จ่ายแต่ละโครงการรวมทั้งหากมีการประเมินผลก็จะทำให้เราสามารถตัดสินใจได้ในปีต่อไป ว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่

งบประมาณลงทุน

            เป็นงบประมาณที่ทางสมาคม/มูลนิธิ วางแผนที่จะลงทุนในปีหน้า เช่นการสร้างอาคาร และการซื้อครุภัณฑ์ 

งบประมาณการเงิน

            เมื่อทางสมาคม/มูลนิธิได้ทำการจัดทำงบประมาณรายได้ และงบประมาณรายจ่ายแล้ว จะต้องนำมาวางแผนเป็นงบประมาณการเงิน ถึงจุดนี้เป็นจุดสำคัญ จะทำให้เราทราบว่าปีหน้าตามที่ได้วางแผนและทำงบประมาณไว้นั้นเป็นไปได้หรือไม่ ในส่วนนี้คณะกรรมการจะต้องมาทบทวนความเป็นไปได้ ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด เทียบกับเป้าหมายที่วางไว้ และจะต้องมีการพิจารณาปรับแผน และปรับงบประมาณ เมื่อพิจารณาตัดสินใจแล้วค่อยส่งข้อมูลให้เหรัญญิกหรือผู้รับผิดชอบด้านบัญชี และการเงิน ทำการ set up ระบบงบประมาณลงในโปรแกรมบัญชี เพื่อจะได้ควบคุมรายได้ และค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณ

..................................................................

บทที่ 3

การ set up ระบบบัญชี การเงิน ภาคปฏิบัติ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์

การคัดเลือกโปรแกรมบัญชี

            การคัดเลือกโปรแกรมบัญชีเป็นเรื่องสำคัญ บางแห่งซื้อโปรแกรมในราคาที่แพงมาแล้ว เช่น จ่ายค่าซื้อโปรแกรม จ่ายค่า set up โปรแกรม การใช้งานก็ยุ่งยาก ซึ่งเรื่องพวกนี้มันเป็นค่าใช้จ่ายที่สูง และผูกพัน ต้องพิจารณาให้ดีว่าเมื่อจ่ายเงินไปแล้วได้ประโยชน์คุ้มค่าหรือไม่ บางแห่งซื้อโปรแกรมมาแล้วใช้ไม่เต็มระบบ,บางแห่งบริการหลังการขายไม่ดี เมื่อทางสมาคม/มูลนิธิมีการเปลี่ยนแปลงการset up ก็ต้องจ้างพัฒนาโปรแกรมทำให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น เป็นต้น

            ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างภาคปฏิบัติ ของการ set up ระบบบัญชีสมาคม/มูลนิธิ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เลือกใช้โปรแกรมนี้เพราะ เป็นโปแกรมบัญชีที่พร้อมใช้งาน คือ ได้ set up สำหรับการใช้งานของสมาคม/มูลนิธิไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เจ้าหน้าที่ผ่านการอบรมการใช้งานก็สามารถทำงานได้ทันที เช่น กำหนดชื่อ และที่อยู่ของสมาคม/มูลนิธิ ,เปลี่ยนชื่อบัญชีให้สอดคล้องกับสมาคม/มูลนิธิ ,บันทึกโครงการ และงบประมาณ เพียงเท่านี้ก็สามารถทำงานได้ทันที เมื่อทำรายการเสร็จผู้บริหารสามารถดูข้อมูล และติดตามงานได้ทางอินเตอร์เน็ท เพื่อให้เข้าใจถึงประโยชน์ของบัญชีออนไลน์ จึงขอสรุปว่าทำไมถึงต้องใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์กับงานบัญชีโรงเรียนดังนี้

1.            ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมบัญชีให้ยุ่งยากอยู่ที่ไหนที่มี  Internet ก็ทำงานได้ องค์การโปร่งใส กรรมการดูข้อมูลได้ทางออนไลน์

2.            ใช้งานง่ายเพราะโปรแกรมทำงานผ่าน Browser เช่น Internet Explorer, Mozilla Firefox หรือ Safari

3.            สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ Mobile device ที่สนับสนุน Browser นี้ทำให้สะดวกในการดูข้อมูลหรือรายงานได้ทุกที่ที่ต้องการ

4.            ใช้งานง่าย มีการ Set up การใช้งานไว้ให้แล้ว สามารถนำไปใช้งานได้ทันที

5.            ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลถูกทำลายด้วยไวรัส

6.            ลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดการจ้างบุคลากรในการดูแลระบบ และเครื่อง server ที่มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงในแต่ละปี

7.            ลดความกังวลในการหาผู้ดูแลระบบภายในสำนักงาน และลดความกังวลในการที่เกรงว่าระบบ server พังแล้วต้องลงโปรแกรมใหม่ซึ่งต้องใช้เวลานานกว่าจะนำกลับมาใช้ได้เหมือนเดิม

8.            เมื่อมีการทำรายการค้าเสร็จ สามารถดูข้อมูล, รายงาน และงบการเงินได้ทันที

9.            สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร เพราะโปรแกรมสามารถเรียกดูรายการจากงบการเงินถึงรายการบันทึกบัญชี ( Pull Down Menu )

10.    มีระบบรักษาความปลอดภัยด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเฉพาะหน้าที่ของคนคนนั้น

11.    ราคาถูกคุ้มค่าแก่การลงทุน

บริษัท บัญชีสยามออนไลน์ จำกัด

(เดิมบริษัท สำนักงาน เอ.ที.เอส.การบัญชี จำกัด)

รับจดทะเบียนบริษัท รับทำบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ รับตรวจสอบบัญชี อบรมและฝึกงานบัญชี

สนใจ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

อาจารย์ปัญญา ศุกลินวนิช โทร 065-449-1925

 คุณฐิติรัชต์  รังสรรค์รุ่งกิจ  โทร 096-656-9162

Tel : 02-9640061, 02-9640062

Website : www.atsaccounting.co.th 

E-mail : p.sukalinwanit@gmail.com